Referat af bestyrelsesmøde og resultat af medlems undersøgelse

Af Erik Pedersen

Referat af bestyrelsesmøde den, 27. jan. 2019 kl. 10 hos Henrik Büchner

Tilstede var Flemming, Søren, Henrik, Erik, samt webmaster Morten. Erling var fraværende p.gr.a. sygdom.

Mødet var indkaldt med følgende dagsorden:

1) Referat fra sidste møde (8. sept. 2018)

2) Kommunikation på Elektroniske medier

3) Arkiv for kommunikation mv. på papir og Elektroniske medier

4) Ny konstitution af bestyrelsen

5) Persondatapolitik

6) Konklusion af spørgeskemaundersøgelsen

7) Bonsai Festival 2019

8 ) Landsmøde 2020

9) Jubilæumsfestival 2021

10)  Økonomi, medlemmer

11) EBA-deltagelse 2019, 2020

12) Hvidbogsrevision

13) Bonsaitestamente/ Nationalt museum

14 ) Grundregler

15) Nyhedsbrev

16) Eventuelt

17) Næste møde

Erik var mødeleder, da formanden var fraværende.

Ad 1) Referat fra sidste bestyrelsesmøde. Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

Ad 2 og 3) Kommunikation og arkiv på elektroniske medier. Indretningen af hjemmesiden og facebook blev kort drøftet, især med henblik på at kunne genfinde ældre indlæg på en logisk måde. Morten ser på om det er optimalt. Det er nemt, at få indlæg på hjemmesiden: Send indlægget til Morten, og det vil hurtigt optræde der. Det drøftedes kort om vi tillige skulle have en Instagram profil, idet medlemmernes indbyrdes  kommunikation ofte er ret visuelt orienteret. Beslutning herom samt papirarkiv afventer Erlings medvirken.

Ad 4) Ny bestyrelseskonstitution. Det er aftalt, at Erling fra indeværende år overtager kasserer-jobbet og Erik bliver formand (på absolut midlertidig basis). Bestyrelsen godkendte denne konstitution.

Ad) 5) Persondatapolitik. Erik fremlagde et forslag baseret på tilretninger af en skabelon fra CFSA (Center for frivilligt socialt arbejde). Selv om det fremstår kompliceret, blev det forslået, hurtigt at få politikken offentliggjort i den fremlagte form med mindre redaktionelle ændringer. (Senere har Erling dog fundet, at vi burde lave en mindre kompliceret udgave, som han hurtigt vil arbejde på). Vi sigter efter en form, der sikrer, at vi kan håndtere persondata på sædvanlig måde uden særskilt samtykke, som følge af, at folk har indmeldt sig i selskabet. Man skal dog have mulighed for at få slettet personoplysninger hos selskabet om det ønskes. Politikken kommunikeres på de elektroniske medier samt i email udsendt nyhedsbrev.

For bestyrelsen og andre frivillige gælder at Selskabet opbevarer udvidede persondata, hvorfor samtykke må indhentes.

Ad 6) Konklusion af spørgeskemaundersøgelsen. Bestyrelsen skylder medlemmerne en konklusion.

Spørgeskemaet blev udsendt til medlemmerne i marts 2018. Tilbagemeldingsfristen er blevet forlænget i flere omgange i håb om flere svar. Der er indkommet besvarelser sv.t. 13% af medlemmerne. Bestyrelsen har været længe om at fremkomme med denne redegørelse for resultatet af spørgerunden, fordi der på væsentlige områder var helt modstridende signaler og det derfor var ønskeligt at en ny bestyrelse skulle tage stilling hertil. Resultat og konklusion blev gennemgået, samt godkendt. Dokumentet er vedhæftet dette bilag og udsendes endvidere i email udsendt nyhedsbrev.

Pkt 7-9, er afhængig af økonomi-drøftelserne, hvorfor disse behandles efter punkt 10.

Ad 10) Økonomi. Selskabets formue udgør ca. 60000 kr. Der er 104 medlemmer, forstået som personer, der har betalt kontingent i 2018. Medlemsskaren er på et lavt niveau, men synes stabil p.t., idet udmeldelser mere end opvejes af indmeldelser. Regnskabsoversigten for 2018 blev fremlagt. Den viser et overskud på lidt over 9000 kr. (inkl. en erstatning på 4000 kr.), hvilket viser, at vi som besluttet af generalforsamlingen i 2017 og 2018, har været økonomiske med selskabets drift.

Deltagerne ved mødet udarbejdede skitsebudgetter for årene 2019, 2020 og 2021.

Resultatet blev, at der i alle årene blev afsat ressourcer til en (og kun en) udstilling i forbindelse med generalforsamlingen, men at der kun 2 af årene (19 og 21) skulle inviteres en udenlandsk demonstratør. Talentkonkurrence søges afholdt i 20 og 21, hvis der er kandidater til det. EBA-medlemsskabet blev opretholdt; men man afstod fra indtil videre at bruge penge på at sende en delegeret til EBA-kongresserne.

Under ingen omstændigheder kunne der blive plads i budgettet til en publikation a la Årshæfte, eller lignende.

Alligevel må der påregnes betydelige underskud i alle tre år, og vi risikerer i 2021 at have reduceret vor formue til ¼ af den nuværende, hvilket er under det tilsigtede minimumsmål.

For at imødegå denne situation, blev det drøftet at forbedre økonomien, især i 2021, ved f.eks.

1) At tage entre til udstilling, demonstration og Workshop

2) At øge kontingentet til DBS

3) At overtale Jysk Bonsai Klub til at søge om at blive en godkendt folkeoplysende forening. (Hvorved udgiften til leje af lokaler, etc. dækkes af kommunen).

7) Bonsai Festival 2019. Foregår i Aalborg (NORDkraft) i dagene 25. og 26. maj. Med generalforsamling lørdag middag. Medarrangør er Bonsai Kita. Da en del af vort udstillingsmateriale er blevet vandskadet, må vi regne med at skulle leje en del af Nordkraft. Vi holder os til det samme design som sidst i Nordkraft i 2015. Erik holder møde med Bonsai Kita og Nordkraft i uge 10. Søren tager kontakt til demonstratør, Yannick Kiggen, som informeres om, at vi forventer, at han laver demo, afholder workshop og er udstillingsdommer. Hans ønsker til indkvartering, rejsemåde, forudbetaling, etc. Indhentes. Vi kan sandsynligvis levere egnet demo-materiale.

Vi vedtog, at handelsstande skal tilbydes gratis. Og opfordrer til medlemsmarked.

Vi skal have lavet en plakat til opsætning ved Nordkraft. Ellers henvises til sociale medier.

8) Landsmøde 2020. Afholdes i Odense Sportscentrum den 15.-17. maj. Medarrangør er Fuchi Bonsai. Middagen søges afholdt på stedet for at styrke sammenholdet.

9) Jubilæumsfestival 2021. Afholdes i Billund. den 29. – 30 maj. Medarrangør er Jysk Bonsai Klub.

Vi har inviteret den amerikanske bonsaiekspert Bjorn Bjorholm. Det blev vedtaget at annoncere dette arrangement internationalt. Af denne årsag, og da der ikke er for meget plads, vedtog vi at udstillingen denne gang bør være med første rangs træer.

Vedr. økonomi. Se ovenfor.

11) EBA deltagelse.  I betragtning af erfaringer med meget ringe udbytte af deltagelse i EBA’s officielle møder, og i harmoni med punkterne 6 og 10 ovenfor, blev det besluttet ikke at afholde rejseudgifter for EBA delegeret og talent til EBA mødet i Albi i 2019, og formentlig heller ikke i 2020, dersom deltagelse fortsat ikke skønnes at være hensigtsmæssig.

12) Hvidbogsrevision. Et udvalg, bestående af Erik og Søren laver udkast til ny udgave af hvidbogen.

13) Bonsaitestamente. Et formelt testamente blev drøftet, og der opfordres til fortsat diskussion, men da det bør være en privat sag, må DBS begrænse sig til vejledning. Ideen om nationalt museum vandt ikke gehør, p.gr.a. usikkerheden om optimal vedligeholdelse.

14) Grundregler. Der er ikke flere eksemplarer af grundreglerne. Optryk blev drøftet men forkastet, da der nok er behov for fornyelse. Vi bør fortsat have et lille begynderhæfte med en præsentation og de enkleste arbejdsmetoder. Erik foreslog at nedskrive udvidede noter fra et foredrag om bonsai, suppleret med billeder. Det aftaltes at gå videre af den vej og Morten tilbød at levere billeder.

15 Nyhedsbrev. Det blev vedtaget snarest at udgive et nyhedsbrev, bl.a. med udvidede hovedpunkter fra dette møde.

16) Eventuelt.

Vi bør holde fast ved en betegnelse for vort årsmøde. Så det hedder ”årsmøde”.

EBA merit bør gives ikke for et udstillingstræ, men til en person, f.eks. for exceptionelt arbejde for bonsai-hobbyen i Danmark

Ide til årsmøde: Flere personer gennemgår efter tur et træ med hver deres syn på, hvad der er godt, interessant, problemer, udfordringer, etc.

Det blev drøftet om vi skulle have regler for bedømmelse af udstillingsbonsai. Tendensen går i retning af at der ikke skal være regler; men at man overlader bedømmelsen til en erfaren dommers subjektive vurdering.

Vi er af Geografisk Have i Kolding blevet inviteret til at købe en stand ved plantemarked (5. juni) og høstmarked (1. sept.) Vi besluttede at takke nej, p.gr.a. Selskabet næppe kan afse ressourcer og ikke forventer et rimeligt udbytte.

17) Næste møde. Afholdes umiddelbart efter næste generalforsamling: (25. eller 26. maj 2019).

Mødet sluttede kl. 15:30. med tak til Henrik for husly.

Referent Erik Pedersen

Link til : Spørgeskemakonklusion

 

 

 

 

 

Reklamer

Offentliggjort af Morten Albek

Fotograf. Tidl. gartner.

Skriv en kommentar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: